Digitale Transformation trifft auf Verwaltungsprozesse
Zwischen Bürgerservice, Effizienz und Rechtsbindung
Digitale Transformation bleibt als Aufgabe
Verwaltungen auf allen Ebenen – in Bund, Ländern und Kommunen – stehen vor einer ähnlichen Herausforderung wie Unternehmen. Ihre Aufgaben, Prozesse, Strukturen und auch ihre Organisationskultur stehen zurzeit auf dem Prüfstand und dieser heißt - Digitale Transformation.
Dabei gelten besondere Rahmenbedingungen: Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verlangt digitale Verwaltungsleistungen, die elektronische Akte soll die Papierakte ablösen, Bürger und Unternehmen erwarten einfache und schnelle Services. Gleichzeitig ist jeder Verwaltungsprozess an Recht und Gesetz gebunden, Haushalts- und Vergaberecht setzen enge Grenzen, und der demografische Wandel macht das Personal knapper. Selbst im OZG-Zeitalter endet die Digitalisierung häufig noch am Online-Antrag – dahinter wird ausgedruckt, abgetippt oder einfach weitergeleitet.
Begleitet wird die Transformation von den bekannten Problemen: Die Software funktioniert nicht oder nur langsam, Einführungsprojekte ziehen sich in die Länge, die Kosten steigen, und die allumfassende digitale Effizienz lässt weiterhin auf sich warten.
Die Tücke der Prozesszentrierung
Wenn Standardsoftware auf individuelle Prozesse trifft
Die Probleme sind nicht neu. Sie hängen mit dem zentralen Element der Digitalen Transformation zusammen – der Digitalisierung und Optimierung von Prozessen. Die Einführung von ERP- und ECM-Systemen ist mit demselben Grundproblem verbunden: Die Anpassung dieser Systeme an die eigene Organisation und ihre Prozesse gestaltet sich deutlich komplexer und aufwendiger als erwartet. Der Grund: Der Begriff „Standardsoftware“ ist wörtlich zu nehmen, denn mit der Standardsoftware kommen auch Standardprozesse. Diese sind zwar grundsätzlich anpassbar – doch mit jeder Anpassung oder Weiterentwicklung beginnen die eingangs genannten „Standardprobleme“.
In der Verwaltung kommt hinzu, dass Prozesse nicht nur effizient, sondern auch rechtssicher, nachvollziehbar und revisionssicher sein müssen. Zuständigkeiten, Mitzeichnungs- und Beteiligungsverfahren unterscheiden sich von Behörde zu Behörde. Standardsoftware und Fachverfahren decken jeweils nur einen Ausschnitt ab – die Ende-zu-Ende-Digitalisierung vom Posteingang bis zur Archivierung bleibt auf der Strecke.
Die Verwaltung wird zur (digitalen) Process Factory
Individuelle Prozesse ohne Kostenfalle
Um Projektlaufzeiten und Projektaufwände der Digitalen Transformation auf ein gesundes Maß zu reduzieren, müssen die Probleme an der Wurzel gepackt werden. Die Prozesse müssen so individuell werden wie die Organisation, die sie benötigt – und die Individualisierung darf nicht zur Kostenfalle werden.
Häufig ist in diesem Zusammenhang von einer „Digital Factory“ die Rede. Unser Ansatz geht einen Schritt weiter: Im Kern der digitalen Fabrik stehen die Prozesse – deshalb sprechen wir von der Enterprise Process Factory (EPF). Wie in einer industriellen Fertigung werden Prozesse nicht jedes Mal von Grund auf neu entwickelt. Sie werden nach einer einheitlichen Methodik aus erprobten Bausteinen und Musterprozessen zusammengesetzt, an die eigenen Anforderungen angepasst und kontinuierlich weiterentwickelt.
Mit einer EPF können Verwaltungen ihre Prozesse auf Basis der vorhandenen ERP- und ECM-Software individualisieren und dabei deren Einschränkungen überwinden. Der Einsatz einer EPF ist wirtschaftlich, weil die vorhandenen IT-Systeme nicht ersetzt, sondern integriert werden. Das senkt nicht nur die Kosten, sondern erleichtert auch die anschließende Aufgabe – die Transformation der Organisation.
Process Factory: Gebaut für die reale Welt
Funktionierende Prozesse statt Modelle für die Vitrine
Das EPF-Konzept und die „Verwaltung als Factory“ sind keine Theorie. Bei der Digitalisierung und Optimierung von Prozessen geht es nicht um Prozessmodelle, die am Ende als PDF-Dokument „in der Vitrine“ landen. Das Ziel sind reale, ausführbare Prozesse und eine digital effiziente Verwaltung. Die Prozesse werden für die reale Welt gebaut und unterliegen von Anfang an einer durch die konkreten Anforderungen geprägten Weiterentwicklung.
Mit der „LCSI-Prozessfabrik“ auf Basis der „A&O Plattform“ lassen sich die im Verwaltungsumfeld verbreiteten ERP- und ECM-Systeme sowie Fachverfahren integrieren. Dazu gehören ERP-Systeme wie SAP und MACH sowie zahlreiche verbreitete ECM-Systeme wie Doxis, d.velop oder Microsoft SharePoint.
Typische Einsatzfelder sind die Anbindung von Online-Anträgen an die Sachbearbeitung, Rechnungseingang und Haushaltsvollzug, Beschaffung, Personal- und Reisekostenprozesse sowie die Vorgangsbearbeitung in der E-Akte.
Die Factory ist mehr als nur die Software
Prozesswissen und Kulturwandel
Eine Ende-zu-Ende verstandene Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen ist kein Selbstläufer. Das gilt auch für die Anpassung und Individualisierung von Musterprozessen. Obwohl die EPF die Individualisierung auf eine neue Ebene hebt, braucht es weiterhin tiefes Prozesswissen und Erfahrung mit der Transformation von Organisationen. In einem Punkt hat sich nichts geändert: Digitale Transformation bedeutet auch Kulturwandel.
In Verwaltungen mit klaren Hierarchien, festen Zuständigkeiten und gewachsenen Routinen gelingt Veränderung nur, wenn Führungskräfte, Beschäftigte und Personalrat frühzeitig eingebunden werden und der Nutzen für die tägliche Arbeit sichtbar wird.
Mit Prozessexpertise, Transformationserfahrung und einem praxiserprobten Vorgehen unterstützen wir Verwaltungen bei der ganzheitlichen Gestaltung ihrer Digitalen Transformation – von der Geschäftsprozessoptimierung bis zur Begleitung des Organisationswandels.
