Digitale Transformation trifft auf Unternehmensprozesse
Zwischen Wettbewerbsdruck und Effizienz
Digitale Transformation bleibt als Aufgabe
Unternehmen stehen heute unter erheblichem Veränderungsdruck: Märkte, Kundenerwartungen und Lieferketten wandeln sich schneller als je zuvor. Ihre Geschäftsmodelle, Prozesse, Strukturen und auch ihre Organisationskultur stehen zurzeit auf dem Prüfstand und dieser heißt - Digitale Transformation.
Dazu kommen konkrete Anforderungen: steigende Kosten und Margendruck, Fachkräftemangel, der manuelle Routinearbeit zum Engpass macht, wachsende Compliance-Pflichten – etwa durch die GoBD oder die schrittweise Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich – und eine über Jahre gewachsene IT-Landschaft. Gerade im Mittelstand laufen zentrale Abläufe wie Purchase-to-Pay, Order-to-Cash, Vertragsmanagement oder Personalprozesse über mehrere Systeme hinweg.
Die Transformation schreitet voran, allerdings mit altbekannten Erscheinungen: Die neue Software funktioniert nicht oder nur langsam, Einführungsprojekte ziehen sich in die Länge, die Kosten steigen, und die allumfassende digitale Effizienz lässt weiterhin auf sich warten.
Die Tücke der Prozesszentrierung
Wenn Standardsoftware auf individuelle Prozesse trifft
Die Probleme sind nicht neu. Sie hängen mit dem zentralen Element der Digitalen Transformation zusammen – der Digitalisierung und Optimierung von Prozessen. Die Einführung von ERP- und ECM-Systemen ist mit demselben Grundproblem verbunden: Die Anpassung dieser Systeme an die eigene Organisation und ihre Prozesse gestaltet sich deutlich komplexer und aufwendiger als erwartet. Der Grund: Der Begriff „Standardsoftware“ ist wörtlich zu nehmen, denn mit der Standardsoftware kommen auch Standardprozesse. Diese sind zwar grundsätzlich anpassbar – doch mit jeder Anpassung oder Weiterentwicklung beginnen die eingangs genannten „Standardprobleme“.
In Unternehmen zeigt sich das besonders deutlich: Was ein Unternehmen vom Wettbewerb unterscheidet, steckt meist genau in den Abläufen, die vom „Standard“ abweichen. Werden sie in das Korsett der Standardsoftware gepresst, geht Differenzierung und somit der Wettbewerbsvorteil verloren. Werden die Anpassungen im System aufwendig „umprogrammiert“, steigen Aufwand und Risiko bei jedem Release-Wechsel.
Das Unternehmen wird zur (digitalen) Process Factory
Individuelle Prozesse ohne Kostenfalle
Um Projektlaufzeiten und Projektaufwände der Digitalen Transformation auf ein gesundes Maß zu reduzieren, müssen die Probleme an der Wurzel gepackt werden. Die Prozesse müssen so individuell werden wie die Organisation, die sie benötigt – und die Individualisierung darf nicht zur Kostenfalle werden.
Häufig ist in diesem Zusammenhang von einer „Digital Factory“ die Rede. Unser Ansatz geht einen Schritt weiter: Im Kern der digitalen Fabrik stehen die Prozesse – deshalb sprechen wir von der Enterprise Process Factory (EPF). Wie in einer industriellen Fertigung werden Prozesse nicht jedes Mal von Grund auf neu entwickelt. Sie werden nach einer einheitlichen Methodik aus erprobten Bausteinen und Musterprozessen zusammengesetzt, an die eigenen Anforderungen angepasst und kontinuierlich weiterentwickelt.
Mit einer EPF können Unternehmen ihre Prozesse auf Basis der vorhandenen ERP- und ECM-Software individualisieren und dabei deren Einschränkungen überwinden. Der Einsatz einer EPF ist wirtschaftlich, weil die vorhandenen IT-Systeme nicht ersetzt, sondern integriert werden. Das senkt nicht nur die Kosten, sondern erleichtert auch die anschließende Aufgabe – die Transformation der Organisation.
Process Factory: Gebaut für die reale Welt
Funktionierende Prozesse statt Modelle für die Vitrine
Das EPF-Konzept und das „Unternehmen als Factory“ sind keine Theorie. Bei der Digitalisierung und Optimierung von Prozessen geht es nicht um Prozessmodelle, die am Ende als PDF-Dokument „in der Vitrine“ landen. Das Ziel sind reale, ausführbare Prozesse und ein digital effizientes Unternehmen. Die Prozesse werden für die reale Welt gebaut und unterliegen von Anfang an einer durch die konkreten Anforderungen geprägten Weiterentwicklung.
Mit der „LCSI-Prozessfabrik“ auf Basis der „A&O Plattform“ lassen sich die in Unternehmen verbreiteten ERP- und ECM-Systeme sowie Fachanwendungen integrieren. Dazu gehören die ERP-Systeme von SAP oder Haufe X360 sowie zahlreiche verbreitete ECM-Systeme wie Doxis, d.velop oder Microsoft SharePoint.
Typische Einsatzfelder sind die Rechnungseingangsverarbeitung, Bestell- und Freigabeprozesse, das Vertragsmanagement, das Onboarding neuer Mitarbeitender sowie die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten.
Die Factory ist mehr als nur die Software
Prozesswissen und Kulturwandel
Eine Ende-zu-Ende verstandene Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen ist kein Selbstläufer. Das gilt auch für die Anpassung und Individualisierung von Musterprozessen. Obwohl die EPF die Individualisierung auf eine neue Ebene hebt, braucht es weiterhin tiefes Prozesswissen und Erfahrung mit der Transformation von Organisationen. In einem Punkt hat sich nichts geändert: Digitale Transformation bedeutet auch Kulturwandel.
Damit neue Prozesse im Alltag ankommen, müssen Fachbereiche, IT, Führungskräfte und – wo vorhanden – der Betriebsrat frühzeitig eingebunden werden. Erst dann wird aus einem Projekt eine dauerhaft prozess-agile Organisation.
Mit Prozessexpertise, Transformationserfahrung und einem praxiserprobten Vorgehen unterstützen wir Unternehmen bei der ganzheitlichen Gestaltung ihrer Digitalen Transformation – von der Geschäftsprozessoptimierung bis zur Begleitung des Organisationswandels.
