Digitale Transformation trifft auf Hochschulprozesse
Zwischen Forschung, Lehre und Verwaltung
Digitale Transformation bleibt als Aufgabe
Universitäten und Hochschulen stehen vor einer ähnlichen Herausforderung wie Verwaltungen und Unternehmen. Das ist wenig überraschend, denn sie stehen an der Schnittstelle zwischen beiden: Sie sind öffentliche Einrichtungen mit Haushaltsrecht und Rechenschaftspflichten und zugleich Wissenschaftsbetriebe im Wettbewerb um Studierende, Forschungsmittel und Fachkräfte. Ihre Geschäftsmodelle, Prozesse, Strukturen und auch ihre Organisationskultur stehen zurzeit auf dem Prüfstand und dieser heißt - Digitale Transformation.
Die Digitalisierung wirkt sich auf alle hochschulspezifischen Anforderungen aus: betroffen ist der gesamte Student-Life-Cycle von der Bewerbung über Zulassung, Immatrikulation sowie Prüfungsverwaltung bis zur Exmatrikulation und alle internen Verwaltungsprozesse – und all das in stark dezentralen Strukturen mit eigenständigen Fakultäten, Instituten und Lehrstühlen.
Die Transformation schreitet voran, allerdings mit altbekannten Erscheinungen: Die Software funktioniert nicht oder nur langsam, Einführungsprojekte ziehen sich in die Länge, die Kosten steigen, und die allumfassende digitale Effizienz lässt weiterhin auf sich warten.
Die Tücke der Prozesszentrierung
Wenn Standardsoftware auf individuelle Prozesse trifft
Die Probleme sind nicht neu. Sie hängen mit dem zentralen Element der Digitalen Transformation zusammen – der Digitalisierung und Optimierung von Prozessen. Die Einführung von ERP- und ECM-Systemen ist mit demselben Grundproblem verbunden: Die Anpassung dieser Systeme an die eigene Organisation und ihre Prozesse gestaltet sich deutlich komplexer und aufwendiger als erwartet. Der Grund: Der Begriff „Standardsoftware“ ist wörtlich zu nehmen, denn mit der Standardsoftware kommen auch Standardprozesse. Diese sind zwar grundsätzlich anpassbar – doch mit jeder Anpassung oder Weiterentwicklung beginnen die eingangs genannten „Standardprobleme“.
An Hochschulen verschärft sich dieses Problem: Fakultäten haben eigene Abläufe, Prüfungsordnungen unterscheiden sich von Studiengang zu Studiengang, und viele Prozesse überschreiten die Grenzen zwischen Campus-Management, Finanz- und Personalwesen und Dokumentenablage. Was im System nicht abbildbar ist, wird über E-Mail, Excel-Listen und Papierformulare gelöst – mit Medienbrüchen, Doppelerfassungen und langen Durchlaufzeiten.
Die Hochschule wird zur (digitalen) Process Factory
Individuelle Prozesse ohne Kostenfalle
Um Projektlaufzeiten und Projektaufwände der Digitalen Transformation auf ein gesundes Maß zu reduzieren, müssen die Probleme an der Wurzel gepackt werden. Die Prozesse müssen so individuell werden wie die Organisation, die sie benötigt – und die Individualisierung darf nicht zur Kostenfalle werden.
Häufig ist in diesem Zusammenhang von einer „Digital Factory“ die Rede. Unser Ansatz geht einen Schritt weiter: Im Kern der digitalen Fabrik stehen die Prozesse – deshalb sprechen wir von der Enterprise Process Factory (EPF). Wie in einer industriellen Fertigung werden Prozesse nicht jedes Mal von Grund auf neu entwickelt. Sie werden nach einer einheitlichen Methodik aus erprobten Bausteinen und Musterprozessen zusammengesetzt, an die eigenen Anforderungen angepasst und kontinuierlich weiterentwickelt.
Mit einer EPF können Hochschulen ihre Prozesse auf Basis der vorhandenen ERP- und ECM-Software individualisieren und dabei deren Einschränkungen überwinden. Der Einsatz einer EPF ist wirtschaftlich, weil die vorhandenen IT-Systeme nicht ersetzt, sondern integriert werden. Das senkt nicht nur die Kosten, sondern erleichtert auch die anschließende Aufgabe – die Transformation der Organisation.
Process Factory: Gebaut für die reale Welt
Funktionierende Prozesse statt Modelle für die Vitrine
Das EPF-Konzept und die „Hochschule als Factory“ sind keine Theorie. Bei der Digitalisierung und Optimierung von Prozessen geht es nicht um Prozessmodelle, die am Ende als PDF-Dokument „in der Vitrine“ landen. Das Ziel sind reale, ausführbare Prozesse und eine digital effiziente Hochschule. Die Prozesse werden für die reale Welt gebaut und unterliegen von Anfang an einer durch die konkreten Anforderungen geprägten Weiterentwicklung.
Mit der „LCSI-Prozessfabrik“ auf Basis der „A&O Plattform“ lassen sich die im Hochschulumfeld verbreiteten ERP- und ECM-Systeme sowie Fachverfahren integrieren. Dazu gehören HISinOne, die Campus-Management- und ERP-Lösung der HIS eG, das ERP von SAP sowie zahlreiche verbreitete ECM-Systeme wie Doxis, d.velop oder Microsoft SharePoint.
Typische Einsatzfelder sind digitale Antrags- und Genehmigungsverfahren für Studierende und Beschäftigte, Rechnungseingang und Beschaffung, Dienstreisen sowie Einstellungs- und Berufungsverfahren.
Die Factory ist mehr als nur die Software
Prozesswissen und Kulturwandel
Eine Ende-zu-Ende verstandene Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen ist kein Selbstläufer. Das gilt auch für die Anpassung und Individualisierung von Musterprozessen. Obwohl die EPF die Individualisierung auf eine neue Ebene hebt, braucht es weiterhin tiefes Prozesswissen und Erfahrung mit der Transformation von Organisationen. In einem Punkt hat sich nichts geändert: Digitale Transformation bedeutet auch Kulturwandel.
Gerade an Hochschulen mit akademischer Selbstverwaltung und dezentralen Entscheidungswegen gelingt Veränderung nur, wenn Hochschulleitung, Verwaltung, Fakultäten und Personalvertretungen frühzeitig eingebunden werden und der Nutzen im Arbeitsalltag sichtbar wird.
Mit Prozessexpertise, Transformationserfahrung und einem praxiserprobten Vorgehen unterstützen wir Hochschulen bei der ganzheitlichen Gestaltung ihrer Digitalen Transformation – von der Geschäftsprozessoptimierung bis zur Begleitung des Organisationswandels.
