ECMS als „RAG-Database“. Die Zukunft des Dokumentenmanagements in Zeiten der KI.

Der Einzug und Siegeszug der Künstlichen Intelligenz wird fundamentale Veränderungen in der Produktlandschaft der Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS) nach sich ziehen.

Ein Großteil dieser Veränderungen wird durch die gewandelte Erwartungshaltung der Kunden getrieben. Bedingt durch den demografischen Wandel und die Aussicht, dass sich in Kürze eine ganze Generation aus dem Berufsleben verabschiedet, rücken das aktive Wissensmanagement und die Sicherung des in Unternehmen und Behörden vorhandenen Wissens auf der Agenda der meisten Organisationen weit nach oben. Dabei wird das Dokumentenmanagement als vielfache Quelle des Wissens einer Organisation eine zentrale Rolle spielen.

Die sich zunehmend verengenden finanziellen Rahmenbedingungen verstärken diesen Trend und formulieren einen weiteren klaren Wunsch: höhere Produktivität durch Automatisierung in allen Geschäftsbereichen. Mit ihrer Workflow-Funktionalität müssen ECM-Systeme einen aktiven Beitrag zur strategisch notwendigen Ende-zu-Ende-Prozessoptimierung leisten.

Ein anderer Teil der Veränderungen ist dem technologischen Fortschritt und strategischen Trends geschuldet – dem Wechsel in die Cloud, dem Übergang zu SaaS-Geschäftsmodellen und der zunehmenden Orientierung an einer API-Economy. Dies hat fundamentale Auswirkungen auf die Architekturen sowie die Sicherheits- und Datenschutzkonzepte der Zukunft.

Von Archiven zu Plattformen – die Evolution des Dokumentenmanagements

Die Dokumentenmanagementsysteme (DMS) blicken auf eine lange Evolution zurück. In mehreren Generationen haben sie sich von zuverlässigen Archiven zu umfangreichen ECM-Systemen entwickelt.

Am Anfang standen elektronische Archive. Ihre Aufgabe bestand darin, gescannte Papierdokumente und maschinelle Ausgabedaten (COLD) revisionssicher und unveränderbar abzulegen und wiederauffindbar zu machen. Mit der zweiten Generation kamen die klassischen Dokumentenmanagementsysteme hinzu, die Versionierung, Metadaten, Volltextsuche und eine feingranulare Zugriffssteuerung einführten und damit erstmals den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments abbildeten. Die dritte Generation integrierte Vorgangsbearbeitung und Workflows und verband die Dokumentenhaltung mit den Geschäftsprozessen – die elektronische Akte wurde zum zentralen Ordnungsprinzip. Aus dieser Linie ging schließlich das Enterprise Content Management (ECM) hervor, das Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten unter einem Dach zusammenführte. In jüngerer Zeit haben sich diese Plattformen weiter geöffnet – cloud-fähig, API-first und modular –, ein Trend, der heute auch unter dem Begriff der Content-Services-Plattformen zusammengefasst wird.

Moderne ECM-Systeme umfassen dementsprechend weit mehr als die reine Ablage. Zu ihrem Leistungsumfang gehören die automatisierte Erfassung und Klassifikation eingehender Dokumente (Capture, OCR, E-Mail-Archivierung), die revisionssichere Archivierung mit Aufbewahrungs- und Löschfristen, die elektronische Akte und das Records Management, die Steuerung von Geschäftsprozessen über Workflow- und BPM-Engines sowie eine leistungsfähige, zunehmend semantische Suche über Volltext und Metadaten. Hinzu kommen Funktionen zur Zusammenarbeit, ein differenziertes Rechte- und Rollenmanagement mit lückenloser Protokollierung, umfangreiche Compliance-Funktionen (DSGVO, GoBD, revisionssichere Archivierung) sowie zahlreiche Schnittstellen zu ERP-Systemen, Fachverfahren und Drittanwendungen. Der Zugriff erfolgt dabei immer häufiger über Web- und mobile Clients.

Neue Herausforderungen treffen auf alte Probleme

Aus Sicht des Dokumentenmanagements wäre die Welt in Ordnung, wenn sich sämtliche Prozesse eines Unternehmens oder einer Behörde mit jeweils einem einzigen ERP und einem einzigen ECM abbilden ließen – und wenn zudem die ECM-Systeme in allen Phasen des Dokumentenlebenszyklus, von der Erfassung bis zur Archivierung, gleichermaßen leistungsfähig wären. Die Realität sieht selten so aus. Gleich mehrere Probleme machen den Kunden zu schaffen:

• Multiple ECM-Systeme im Einsatz. Es ist inzwischen die Regel, dass in Unternehmen und Behörden mehrere unterschiedliche ECM-Systeme Einzug halten – bedingt vor allem durch die wachsende Spezialisierung, die Bündelung von ECM- und ERP-Produkten und die natürliche Überschneidung des großen Sammelbeckens ECMS mit spezialisierten Systemen etwa für Kollaboration oder Workflow-Management. Im Normalfall führt das zu einer Strategie aus einem strategischen ECMS und mehreren ergänzenden ECM-Systemen, unter denen Microsoft SharePoint traditionell eine besonders herausragende Rolle spielt.

• Multiple ERP-Systeme oder eine Kombination aus ERP und Fachverfahren. Nahezu dasselbe gilt für die ERP-Landschaft. Während der harte Kern – Finanzen, Personal und Produktion – meist beim strategischen ERP verbleibt, kommen ergänzende Module wie Customer Relationship Management (CRM), Supplier Relationship Management (SRM) oder E-Commerce zunehmend von spezialisierten Herstellern. Auch hier verteilen sich Informationen und Dokumente über mehrere Quellen.

• Ergonomie und Architektur als Altlast. Neben der Vielfalt der Systeme spielt ein ureigenes Problem der ECMS-Branche eine gravierende Rolle. Im Zuge ihrer Evolution haben sich die Systeme von Archiven zu komplexen Dokumentenplattformen mit großem Funktionsumfang entwickelt. Zwei Aspekte sind dabei allzu häufig auf der Strecke geblieben: die Ergonomie der Client-Anwendungen und eine durchgängige Gesamtarchitektur. Auch nach vielen Jahren der Weiterentwicklung lässt sich den meisten ECM-Systemen ihre Herkunft als Dokumentenarchive ansehen. Sie wurden für Compliance, Revisionssicherheit und zuverlässige Schriftgutverwaltung entworfen – nicht als Beschleuniger der Produktivitätssteigerung in Zeiten der KI.

Vier Symptome zeigen das Problem auf

Die Symptome dieser Mischung aus alten und neuen Problemen sind in den meisten Unternehmen und Behörden heute klar erkennbar.

• Das „E-Mail-Problem“. Auch nach mehr als 30 Jahren lässt sich die E-Mail als Träger wesentlicher Informationen und Geschäftsprozesse nicht verdrängen. In vielen Organisationen bleibt sie die eigentliche Quelle kritischer Informationen und Unterlagen, die als Anhänge in Postfächern hängenbleiben und dem gemeinsamen Zugriff entzogen sind.

• Das „Kollaborationsproblem“. Eine besondere Variante des E-Mail-Problems ist die Nutzung getrennter Systeme für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement. Hier trifft vorzugsweise die Microsoft-Infrastruktur M365 mit den weitverbreiteten Produkten SharePoint und Teams auf die ECM-Systeme – aus Sicht der KI führt das zu einer Verteilung der Dokumentenbestände auf unterschiedliche Quellen. Die Integration ist zwar technisch durchaus möglich, scheitert jedoch meist an den grundlegend unterschiedlichen Bedienkonzepten der Produkte.

• Das „Akzeptanzproblem“. In vielen Unternehmen und Behörden genießt das eingeführte DMS/ECMS nur eine geringe Akzeptanz – hauptsächlich wegen der nicht mehr zeitgemäßen Ergonomie der Client-Anwendungen, die von vielen Nutzern als unnötig kompliziert und starr empfunden wird. Die Folge der Wahrnehmung als „alte Welt“ sind eine geringe Nutzung und verschenkte Potenziale bei der Optimierung der Geschäftsprozesse.

• Das „Ablage-Problem“. Häufig führt die Nutzung von ECM-Systemen im Sinne einer „allgemeinen Ablage“ zu unsauberem Datenbestand. In vielen Systemen empfinden Nutzer das Ablegen (Verakten) von Dokumenten als so umständlich und langwierig, dass sie ihre Dokumente „irgendwohin“ legen – was dem eigentlichen Sinn dieser Systeme widerspricht. Das Problem tritt sowohl im Tagesgeschäft als auch als Massenphänomen auf, etwa nach einer Migration oder bei der Übernahme von Altdaten.

Neue Generation von ECM-Systemen kommt

Die aktuelle Generation der ECM-Systeme ist noch in der Zeit vor dem Einzug der KI entstanden. Zwar sind derzeit alle namhaften Hersteller damit beschäftigt, KI-Funktionen in ihre bestehenden Produkte einzubauen – die beschriebenen Symptome werden sich dadurch jedoch nicht oder nur bedingt beheben lassen. KI erfordert an mehreren Stellen einen fundamental anderen Entwicklungsansatz, in dem sie nicht als nachgelagertes Feature, sondern als Ausgangspunkt der Architektur gedacht wird. Die nächste Generation der ECM-Systeme wird sich durch folgende Eigenschaften auszeichnen:

• Meta-ECMS-Ansatz. Als Fortsetzung der bisherigen Evolution vom Archiv zum ECM-System. Angesichts der Redundanz der ECM-Systeme und der Streuung der Dokumentenhaltung wird die Herstellung eines integrierten Informationsraums über alle beteiligten ECM- und ERP-Systeme zur unabdingbaren Voraussetzung für den Erfolg der KI. Eben dieser vereinheitlichte, geordnete Informationsraum ist die Datenbasis, aus der eine Retrieval-Augmented-Generation-Architektur (RAG) verlässliche Antworten schöpft.

• Intelligente Akten. Als Weiterentwicklung des bisherigen Konzepts der elektronischen Akte. Die Akten der Zukunft werden individuell, dynamisch und kollaborativ sein und dazu dienen, kontextabhängige Strukturen aus inhaltlich verwandten Dokumenten zu bilden – statt starrer, vorab definierter Ablagepläne. Akten, die den Nutzern und ihren KI-Agenten gleichermaßen helfen, sich und ihr Wissen zu organisieren, sorgen für Akzeptanz und somit für einen Produktivitätsschub.

• Autonome Dokumentenarbeit. Als Fortsetzung der aus der DMS-Welt bekannten „Dunkelverarbeitung“. Mit den Möglichkeiten der KI lassen sich die bisherigen Automatisierungsansätze deutlich ausbauen und flexibilisieren – vom bisherigen „Bildschirm-Recorder“ hin zu einem eigenständig, aber nach aufgestellten Regeln agierenden „KI-Mitarbeiter“. Das Einsortieren von Dokumenten in die „richtigen“ Akten und Ordner lässt sich mit entsprechend vorbereiteten KI-Agenten in Zukunft problemlos erledigen.

• Agile Prozesse. Als Folge und Möglichkeit der Einbindung KI-gestützter Low-Code-Plattformen. Durch die Umstellung der bisher in den ECM-Systemen vorhandenen Workflow-Engines auf Agenten-Plattformen lassen sich Prozesse wesentlich agiler gestalten und an die Arbeitsweise einer agilen Organisation anpassen. Im Zusammenhang mit der erwähnten autonomen Dokumentenarbeit können Prozesse autonom gestartet, durchgeführt und mit ihren Ergebnissen revisionssicher festgehalten werden.

• Aktives Onboarding. Als Grundlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und ihrer neuen „KI-Kollegen“. Gerade im Kontext der KI und der autonomen Arbeit wird es notwendig sein, die KI-Agenten an ihre Aufgaben heranzuführen: sie mit dem nötigen Kontext, mit Regeln und Zugriffsrechten auszustatten und ihre Arbeitsweise nachvollziehbar überprüfbar zu machen.

• Kostenorientiertes Routing. In einer Welt, in der jede KI-Anfrage Rechenleistung und damit Geld kostet, wird die intelligente Zuordnung von Aufgaben zu geeigneten Modellen zur Notwendigkeit: einfache Aufgaben werden an kleine, günstige Modelle geleitet, komplexe an leistungsstärkere. So lassen sich Qualität und Kosten dauerhaft in Balance halten.

• Spezialisierte Ontologien. Domänenspezifische Ontologien und Wissensgraphen vermitteln der KI ein strukturiertes Verständnis der fachlichen Begriffe und ihrer Beziehungen. Sie verbessern die Qualität und Nachvollziehbarkeit der Arbeitsergebnisse, verringern Fehlinterpretationen und sorgen für eine konsistente Terminologie über Systemgrenzen hinweg.

ECM und Digitale Souveränität

Eine deutlich größere Rolle als in der Vergangenheit wird bei der Fortentwicklung der neuen Generation der ECM-Systeme die digitale Souveränität spielen. Ihre Schwerpunkte liegen bei der Souveränität der Datenhaltung sowie bei der Wahlfreiheit hinsichtlich der Geschäftsmodelle und der KI-Anbieter. Daraus ergeben sich für die Produkte gleich mehrere Konsequenzen:

• Der Web-Client wird zum Standard. Er wird sich als Standardzugang für ECM-Systeme etablieren und die Frage der Geräteabhängigkeit endgültig obsolet machen – unabhängig von Betriebssystem und Endgerät.

• On-Premises (Private Cloud) bleibt als Wahl. Der Cloud-Betrieb ist zwar inzwischen de facto zum Standard geworden, jedoch legen die Kunden weiterhin Wert darauf, dass es im Fall von sensiblen Dokumentendaten die „eigene“ Cloud ist.

• Europäische Cloud-Provider rücken in den Vordergrund. Sie sind derzeit die primäre Anlaufstelle für die Umsetzung der Cloud-Strategie im Mittelstand und in der öffentlichen Verwaltung und profitieren unmittelbar vom Streben nach Datensouveränität.

• Europäische KI- und Office-Anbieter gewinnen an Gewicht. Sie erhalten zurzeit eine gleichberechtigte, vielfach sogar bevorzugte Stellung. Das beschleunigt die Integration ihrer Produkte in die ECM-Welt spürbar.

Zusammenfassung

Das Dokumentenmanagement und die ECM-Systeme stehen an einem weiteren Wendepunkt. Zu den bisherigen Grundbedürfnissen – Informationen zuverlässig festzuhalten, sinnvoll zu ordnen, schnell wiederzufinden und dauerhaft zu bewahren – kommen neue Anforderungen hinzu. Aus dem ECMS, das Dokumente einfach nur sicher verwahrt, wird die vertrauenswürdige, geordnete und rechtssichere Wissensbasis, aus der die Künstliche Intelligenz ihre Antworten schöpft – im übertragenen Sinne die „RAG-Database“ des Unternehmens – eine Datenbasis, die als Säule der KI-getriebenen Geschäftsprozessoptimierung und -transformation dienen kann.

Damit dieser Schritt gelingt, genügt es nicht, KI als zusätzliche Funktion in bestehende Systeme einzupassen. Notwendig ist ein Meta-ECMS, das die über mehrere ECM- und ERP-Systeme verstreuten Bestände zu einem integrierten Informationsraum zusammenführt – ergänzt um intelligente Akten, autonome Dokumentenarbeit, agile Prozesse und eine konsequente Ausrichtung an digitaler Souveränität. Erst die Kombination dieser Eigenschaften verwandelt das ECMS der Zukunft vom Ort der Ablage in einen aktiven Motor der Produktivität und macht aus dem verwalteten Dokument ein nutzbares, maschinenverständliches Wissensobjekt.

Für Unternehmen und Behörden ist das weniger eine technische als eine strategische Frage. Wer seine Wissensbestände jetzt konsolidiert, ordnet und KI-fähig macht, sichert nicht nur das Erfahrungswissen einer scheidenden Generation, sondern legt zugleich das Fundament für die nächste Stufe der Automatisierung.